По суті бюджетування – це технологія планування, обліку, контролю й аналізу фінансових, інформаційних і матеріальних потоків, а також отриманих результатів.

Планування поділяють на:

1. Довгострокове (бізнес-плани, стратегічні плани)
2. Короткострокове (операційні й фінансові бюджети або «Бюджети руху грошових коштів»)

Операційні бюджети дають чітке розуміння, який вид діяльності приносить прибуток і в якому розмірі, а також хто на підприємстві вплинув на такий результат найбільше.

Фінансове бюджетування дає можливість контролювати витрати, не допускати касових розривів, бачити залишки коштів на рахунку.

Детальніше розглянемо операційні бюджети.

Повноцінний ефект від бюджетування можливий тільки у випадку проведення аналізу «План-Факт» – порівняння фактично досягнутих показників з плановими. Відхилення за цим аналізом доцільно проводити в розрізі видів діяльності й статей витрат.

Ті, хто використовують бюджетування та план-факт аналіз, отримують такі переваги:

• виражені цілі підприємства у вартісних показниках;
• розрахунок необхідних ресурсів для бізнесу та розуміння, яких показників EBITDA можна досягти з наявними ресурсами;
• усвідомлення шляхів для оптимізації витрат;
• можливість порівнювати планові та фактично досягнуті результати;
• вплив на фінальний результат протягом виробничого циклу;
• перевірка правильності і доцільності прийнятих рішень;
• ефективні інструменти фінансового контролю;
• важелі для мотивації й оцінки діяльності персоналу, який має повноваження впливати на фінансові показники.

Створення системи бюджетування в компанії відбувається поетапно:

1. Підготовка бюджетів в розрізі видів діяльності.
2. Аналіз й затвердження.
3. Контроль виконання протягом бюджетного періоду.
4. Реагування на відхилення факту від плану й прийняття рішень щодо коригувань.

При підготовці бюджету важливо враховувати наступне:

• бюджетний період має бути максимально синхронний з виробничим циклом
• планування здійснюється за методом нарахування з чітким віднесенням витрат під урожай (на відміну від «Бюджету руху грошових коштів», де застосовується касовий метод й бюджет побудований саме на грошових потоках);
• недопущення включення інвестиційних витрат в операційну діяльність;
• бюджети варто готувати в розрізі ідентифікованих видів діяльності;
• незавершене виробництво включається до бюджету в частині фактично понесених витрат.

Для підвищення якості бюджетів доцільно використовувати розрахунок собівартості за видами діяльності – АВС-костинг (англ. Activity-based costing, ABC). Це метод обліку витрат, суть якого полягає у визначенні видів діяльності й процесів та розподілу витрат залежно від їх використання в цих процесах.

При традиційному підході постійні витрати можуть розподілятися пропорційно умовним величинам (наприклад, на 1 га). При АВС-костинг для кожного виду витрат виділяється фактор затрат (Cost-driver) – фактор, який впливає на собівартість й має причинно-наслідковий зв’язок з витратами («носій витрат»), пропорційно якому й здійснюється їх розподіл. Наприклад, у випадку наявності двох видів діяльності – рослинництво і тваринництво – маємо спільний парк техніки. Тоді драйвером для розподілу витрат на ремонти доцільно обрати мотогодини й розподіл витрат між рослинництвом і тваринництвом здійснити пропорційно загальним відпрацьованим мотогодинам за кожним видом діяльності.

Перевагами такого методу є точність розподілу витрат допоміжних підрозділів і можливість оцінити реальну результативність напряму діяльності. При цьому слід врахувати, що метод потребує додаткових ресурсів на впровадження та є ризик коректності вибору драйверів.

Як бачите, побудова ефективної системи фінансового контролю впливає на фінансову стійкість усього підприємства.